Negli ultimi anni il whistleblowing è passato dall’essere un semplice strumento di compliance a un elemento centrale della governance aziendale. Oggi un sistema di segnalazione efficace non serve soltanto a rispettare la legge, ma rappresenta anche un indicatore concreto della capacità di un’organizzazione di prevenire rischi, tutelare le persone e promuovere una cultura dell’integrità.
Inoltre, con la crescente attenzione ai criteri ESG (Environmental, Social & Governance), la presenza di procedure di whistleblowing solide e trasparenti costituisce un importante elemento di valutazione per investitori, clienti, partner commerciali e organismi di controllo.
Vediamo quali sono gli obblighi previsti dalla normativa italiana, come devono essere organizzati i canali di segnalazione e perché il whistleblowing è diventato una componente essenziale della governance aziendale.
Cos’è il whistleblowing e cosa prevede la normativa
Per whistleblowing si intende la segnalazione di comportamenti illeciti, irregolarità o violazioni normative effettuata da una persona che ne sia venuta a conoscenza nel contesto lavorativo.
L’obiettivo della normativa è duplice:
- favorire l’emersione di comportamenti scorretti;
- proteggere il segnalante da qualsiasi forma di ritorsione.
In Italia la disciplina è stata profondamente riformata dal D.Lgs. 24/2023, che ha recepito la Direttiva UE 2019/1937, ampliando notevolmente l’ambito di applicazione rispetto alla precedente normativa.
Le tutele riguardano non soltanto i dipendenti, ma anche collaboratori, consulenti, lavoratori autonomi, candidati, tirocinanti, ex dipendenti e, in determinate circostanze, soggetti collegati al segnalante.
Le segnalazioni possono riguardare, ad esempio:
- violazioni di norme nazionali o dell’Unione Europea;
- frodi;
- corruzione;
- conflitti di interesse;
- violazioni in materia ambientale;
- sicurezza sul lavoro;
- tutela dei dati personali;
- reati contro la Pubblica Amministrazione;
- altre condotte illecite rilevanti per l’attività aziendale.
La normativa vieta qualsiasi forma di discriminazione, licenziamento, demansionamento o altra misura ritorsiva nei confronti di chi effettua una segnalazione in buona fede.
Gli obblighi per le aziende
Con l’entrata in vigore del D.Lgs. 24/2023, molte organizzazioni sono tenute ad adottare un sistema di whistleblowing conforme ai requisiti previsti dalla normativa. Tuttavia, l’adeguamento non consiste semplicemente nell’attivare una casella di posta elettronica o una piattaforma per ricevere le segnalazioni: è necessario costruire un processo strutturato, in grado di garantire riservatezza, imparzialità e tempestività nella gestione delle comunicazioni.
Tra i principali adempimenti rientra innanzitutto l’istituzione di un canale interno di segnalazione sicuro, accessibile ai soggetti legittimati e progettato per proteggere l’identità del segnalante. L’azienda deve inoltre individuare una persona o un ufficio autonomo e adeguatamente formato, incaricato di ricevere e gestire le segnalazioni nel rispetto delle tempistiche previste dalla legge.
È altrettanto importante definire procedure interne chiare, che disciplinino ogni fase del processo: dalla ricezione della segnalazione all’istruttoria, fino al riscontro nei confronti del segnalante. Tutte le informazioni devono essere trattate nel rispetto della normativa sulla protezione dei dati personali e con adeguate misure di sicurezza.
Infine, un sistema di whistleblowing è realmente efficace solo se viene conosciuto e compreso da chi deve utilizzarlo. Per questo motivo le aziende sono chiamate a informare lavoratori e collaboratori sull’esistenza dei canali di segnalazione, sulle modalità di utilizzo e sulle tutele previste, promuovendo una cultura aziendale orientata alla trasparenza e alla prevenzione degli illeciti.
I canali di segnalazione: come devono funzionare
La normativa richiede che i canali di segnalazione siano progettati per garantire riservatezza, sicurezza, tracciabilità e protezione dei dati.
Le aziende possono adottare diverse modalità di gestione delle segnalazioni, come piattaforme digitali dedicate, canali web crittografati, segnalazioni scritte o colloqui diretti richiesti dal segnalante, purché siano rispettati i requisiti previsti dalla normativa.
Sempre più organizzazioni scelgono piattaforme digitali specializzate, che consentono di gestire le segnalazioni attraverso workflow strutturati, conservare la documentazione, rispettare le tempistiche previste dalla legge, limitare l’accesso ai soli soggetti autorizzati e garantire elevati standard di sicurezza informatica.
Un canale ben progettato aumenta la fiducia delle persone e favorisce l’emersione tempestiva delle criticità, consentendo all’organizzazione di intervenire prima che i problemi producano conseguenze più gravi.
Il legame tra whistleblowing e governance ESG
La “G” di ESG rappresenta la qualità della governance aziendale.
In questo ambito il whistleblowing è oggi considerato uno degli strumenti più efficaci per dimostrare che un’organizzazione opera secondo principi di trasparenza, responsabilità e controllo. Inoltre, per molte organizzazioni il whistleblowing rappresenta un elemento strettamente collegato al Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo previsto dal D.Lgs. 231/2001.
Un sistema di segnalazione efficace contribuisce infatti a:
- prevenire comportamenti illeciti;
- ridurre il rischio di contenziosi;
- migliorare il sistema dei controlli interni;
- rafforzare la cultura etica;
- aumentare la fiducia di dipendenti, clienti e stakeholder.
Sempre più questionari ESG, rating di sostenibilità e procedure di due diligence richiedono informazioni specifiche sull’esistenza dei canali di whistleblowing, sulle procedure adottate e sulle modalità di gestione delle segnalazioni.
Per questo motivo il whistleblowing non rappresenta più soltanto un obbligo normativo, ma una componente strategica della governance aziendale e della gestione del rischio.
Le organizzazioni che investono in sistemi strutturati dimostrano una maggiore capacità di prevenzione, una governance più matura e una migliore attenzione agli aspetti sociali ed etici della sostenibilità.
Adeguarsi alla normativa sul whistleblowing significa molto più che installare una piattaforma o pubblicare una procedura.
È necessario costruire un sistema credibile, trasparente e conforme, capace di tutelare il segnalante, garantire la riservatezza delle informazioni e supportare una governance moderna orientata alla prevenzione dei rischi.
In un contesto in cui compliance, sostenibilità e reputazione sono sempre più interconnesse, il whistleblowing rappresenta uno strumento fondamentale per rafforzare la fiducia degli stakeholder e migliorare la qualità della governance aziendale.
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